5 Tipps zur erfolgreichen Webinar-Vorbereitung

Webinar-Vorbereitung im Content Marketing
Foto: djd/thx
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Im vorigen Blogbeitrag haben wir das Webinar als effektives Content-Marketing-Instrument für den interessierten Verbraucher vorgestellt. Nun geht es an die Umsetzung. Die Basis für ein gutes Webinar ist dessen sorgfältige Vorbereitung. Lesen Sie daher, was Sie im Vorfeld tun können, damit Ihr Webinar ein voller Erfolg wird.

Ein Webinar zu halten, ist immer eine spannende Sache: Wie viele Teilnehmer werden wohl anwesend sein? Wird es gelingen, sie auch während des gesamten Webinars zu halten? Kommt es während der Veranstaltung zu einer fruchtbaren Interaktion mit den Teilnehmern? Funktioniert die Technik? Es gibt viele Punkte, die über den Erfolg und Misserfolg von Webinaren entscheiden. Vieles hängt dabei von der richtigen Vorbereitung ab. Wir von djd bieten seit über zwei Jahren regelmäßig für unsere Kunden Webinare an. Auf Basis dieser Erfahrungen haben wir fünf Tipps zusammengestellt, wie Sie schon im Vorfeld eines Webinars die Weichen auf Erfolg stellen können.

1. Achten Sie auf eine sinnvolle Terminplanung!

Sorgen Sie dafür, dass sich Ihr Webinartermin gut im Alltag Ihrer potenziellen Teilnehmer unterbringen lässt. Dies betrifft sowohl die Uhrzeit, den Wochentag als auch das konkrete Datum. Hierzu lässt sich leider keine allgemeingültige Empfehlung geben, im Sinne von „dienstags und donnerstags um 19:00 ist es am besten“. Das hängt nämlich ganz von Ihrer speziellen Zielgruppe ab. Wenn Sie beispielsweise junge, nicht berufstätige Mütter adressieren wollen, ist möglicherweise die Mittagszeit – wenn Baby schläft – ein guter Timeslot.

Wenn Sie hingegen den berufstätigen Single ansprechen, könnte ein Webinartermin in den Abendstunden oder vielleicht auch am Wochenende geeigneter sein. Hier gilt es also, plausible Überlegungen anzustellen und dann auszuprobieren. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Terminplanung auch (regionale) Feiertage und Ferienzeiten. Achten Sie auf bedeutsame Großereignisse, zum Beispiel wichtige Fußballspiele. So banal es klingt: Wenn Ihr Webinar ausgerechnet dann stattfindet, wenn die Deutsche Nationalmannschaft gerade das Halbfinale der Fußball-Europameisterschaft bestreitet, kann sich Ihre Teilnehmerzahl schnell mal um 80 % und mehr reduzieren.

2. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Zielgruppe von Ihrem Webinar erfährt

Nutzen Sie konsequent alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kanäle, um auf Ihr bevorstehendes Webinar aufmerksam zu machen – Ihren Newsletter, Ihre Website, Ihre Social-Media-Kanäle, etc.. Beginnen Sie damit frühzeitig, also mindestens vier bis sechs Wochen vor der Veranstaltung. Forcieren Sie den Werbedruck in der Folgezeit bis hin zu einem letzten Hinweis für Kurzentschlossene einen Tag vor der Veranstaltung.

3. … und auch nicht mehr vergessen wird!

Es melden sich eifrig Teilnehmer für Ihr Webinar an? Prima. Doch zum Webinar anmelden und tatsächlich am Webinar teilnehmen sind zwei Paar Schuhe. Machen Sie sich keine Illusionen: Die Wenigsten werden sich Ihre Veranstaltung gleich nach der Anmeldung rot umrandet in ihren persönlichen Terminkalender eintragen. Die Gefahr, dass Ihr Webinar im Laufe der kommenden Tage und Wochen im allgemeinen Alltagstrubel dann doch irgendwie in Vergessenheit gerät, ist daher groß.

Helfen Sie Ihren Interessenten, dass genau dies nicht passiert. Schicken Sie Ihnen Erinnerungsmails. Zugegebenermaßen ist hier der Grad zwischen fürsorglicher Erinnerung und nerviger Spam-Mail schmal und je nach Zielgruppe auch unterschiedlich. Auch hier heißt es daher ausprobieren und optimieren. Wir von djd haben mit einer dreifachen Erinnerung – und zwar eine Woche, einen Tag und eine Stunde vor der Veranstaltung – gute Erfahrungen gemacht.

4. Stellen Sie das Webinarteam zusammen!

Ein Webinar ist ein klassisches Teamwork-Projekt mit drei Hauptpersonen: dem Referenten, dem Moderator und einem Service-Mitarbeiter.

  1. Der Referent ist der Fachexperte, der die eigentliche Präsentation hält. Er sollte sich nicht nur gut mit dem jeweiligen Thema auskennen, sondern auch in der Lage sein, die Materie zielgruppengerecht und anschaulich zu präsentieren.
  2. Der Moderator muss zumindest soweit im Thema fit sein, dass er dem Referenten zielführende Fragen stellen bzw. die offene Diskussionsrunde mit den Teilnehmern sinnvoll leiten (z.B. wichtige von weniger wichtigen Fragen unterscheiden)  kann. Darüber hinaus sollte er redegewandt und in der Lage sein, den organisatorischen Rahmen des Webinars zu managen. Hierzu gehört z.B. auch die Aufgabe, auf charmante aber dennoch konsequente Weise dafür zu sorgen, dass der Zeitplan eingehalten wird.
  3. Der Service-Mitarbeiter muss sich vor allem mit den wesentlichen Funktionen der Webinar-Software auskennen. Insbesondere sollte er während des Webinars in der Lage sein, typische technisch-organisatorische Fragen oder Probleme seitens der Teilnehmer service-orientiert beantworten bzw. lösen zu können.

Im Rahmen der Webinarplanung gilt es, dieses Dreierteam zusammenzustellen und abzuklären, dass alle drei Beteiligten zum geplanten Webinartermin verfügbar sind. Dies sollte möglichst frühzeitig geschehen, denn insbesondere für den Referenten ist je nach Thema eine Vorbereitungszeit von bis zu vier Wochen einzuplanen. Eine räumliche Zusammenkunft zum Webinartermin ist übrigens nicht zwingend erforderlich. Wir haben schon manche Webinare vorbereitet und durchgeführt, bei denen alle drei Teammitglieder von unterschiedlichen Standorten aus agierten.

5. Führen Sie eine Generalprobe durch!

Ein gutes Webinar ist das Ergebnis eines funktionierenden Zusammenspiels zwischen Mensch und Technik. Daher sollten Sie Ihr Webinar idealerweise am Vortag unter Live-Bedingungen austesten. Dies gibt dem Referenten noch einmal die Gelegenheit zu prüfen, ob er mit der geplanten Vortragsdauer hinkommt. Erfahrungsgemäß muss in den meisten Fällen die Präsentation um Einiges gekürzt werden.

Auch sollten Referent und Moderator den Grobablauf und die jeweilige Rollenverteilung absprechen. Versuchen Sie nicht, jedes einzelne Detail im Voraus planen zu wollen. Bewahren Sie sich noch genügend Freiraum, um beim Webinar entsprechend flexibel auf Ihre Teilnehmer eingehen zu können. Nichts ist langweiliger als ein auswendig gelernter oder abgelesener Vortrag.

Keinesfalls improvisieren sollten Sie hingegen, wenn Sie während Ihres Webinars technische Besonderheiten oder Neuerungen planen. Das sollten Sie unbedingt im Vorfeld austesten. Erfahrungsgemäß gelingen nämlich derartige Dinge selten auf Anhieb. Wenn Sie bei der Generalprobe merken, dass ein solches technisches Gimmick eher ein Risikofaktor darstellt, lassen Sie es lieber weg. Nichts ist ärgerlicher, als wenn beim Webinar Ihre wertvollen Inhalte durch technische Probleme überschattet werden. Mit anderen Worten: Stellen Sie sicher, dass Sie die Webinartechnik beherrschen und nicht umgekehrt.

Ebenfalls wichtig für die Generalprobe: der Soundcheck. Eine der häufigsten Ursachen, weshalb Teilnehmer vorzeitig ein Webinar verlassen, sind Tonprobleme. Das kann ein übersteuertes oder zu leise eingestelltes Mikrofon, ein nerviges Brummgeräusch oder ein zu halliger Raumklang sein. All dies lässt sich stressfrei im Vorfeld austesten, sodass auftretende Probleme noch rechtzeitig beseitigt werden können.

Fazit

Wenn Sie derart vorbereitet in Ihr Webinar gehen, haben Sie schon die halbe Miete. Doch auch während und nach Ihrer Webinarveranstaltung  gibt es noch Etliches zu beachten. Davon handelt unser nächster Blogbeitrag.

Dr. Enno Müller

Dr. Enno Müller

ist seit über 30 Jahren in geschäftsführenden Funktionen innerhalb der Medienbranche tätig (Online, Print und TV) mit Schwerpunkt auf den Gebieten Content und Business Development. Seit 2014 ist Enno Müller Inhaber und Geschäftsführer der djd.

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